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公文整合資訊系統

  • 最後異動時間: 2018-05-09
  • 發布單位: 臺中市政府資訊中心‧應用服務科

臺中市政府公文整合資訊系統以雲端運算、資源集中共構、服務共享、介接整合為原則,統籌規劃建置直轄市版公文整合資訊系統。本系統將公文處理流程自簽(收) 辦、會辦、陳核、傳遞發文、結案歸檔及管考等流程全面納入管理,提供單一系統且具彈性化機制,以因應本府暨所屬各級機關學校等各個不同複雜度之陳核層級處 理流程(如一級機關可承辦府文及一級機關文,二級機關可承 辦府文、一級機關文及二級機關文等相關文書處理作業),並 逐年推廣至本府暨所屬機關、市立學校使用。截至106年9月30日 止共計167個機關、4個任務編組、1個 代表會、1家公司(捷運公司)與346所學校,約計23,162名 使用者採用本系統。 

公文整合資訊系統登入畫面

上圖為公文整合資訊系統登入首頁

本系統(見下圖)自991225日上線至今,整合筆硯公文製作系統、WEB版公文製作系統、檔案管理、公文電子交換、公文線上簽核及表單線上陳 核等作業,為整合式線上公文處理及管理系統,並與電子公布欄、本府e化公務入口網與市長信箱、陳情系統、線上申辦等系統介接,並強化資訊安全機制,讓各機關學校同仁在外洽公或在 家辦公時,可透過SSL VPN連線機制處理公文,並運用豐原陽明機房以加強本系統之異地備份備援機制。

公文整合資訊系統

上圖為個別資訊系統介接公文整合資訊系統架構圖

本系統(見下圖)之公文線上簽核作業,整合自然人憑證進行公文線上簽核,並建置電子憑證管理系統,提供憑證註冊與認證服務。使每件公文自收文簽辦或創簽稿、逐級簽核至主管或首長決行、發文或存查歸檔及線上調檔等作業完全電子化,達到節能減紙與提升公文辦理品質的目標。因應行政院「電子公文節能減紙推動方案」政策,本府成立「電子公文節能減紙工作小組」,由副市長兼任召集人、副秘書長兼任副召集人、研考會主任委員兼任執行秘書,並由秘書處、人事處、財政局、主計處等機關 首長兼任委員,其下設置文檔組、研考組及人事組等3個執行 小組,訂定「臺中市電子公文節能減紙推動計畫書」,並於由研考組資訊中心訂定「臺中市電子公文線上簽核作業試行計畫」並負責執行。因試行績效良好並獲得本 府所有機關主管全面支持,復於101年全面推動上線。公文整合資訊系統簽核流程

上圖為臺中市政府電子公文節能減紙工作小組成員

公文傳遞全程電子化後(見下圖),可節省收發人員點收公文時間及公文傳遞的往返時間,單位間可透過線上傳遞完成會辦或陳核,有效提升公文傳送及辦理效率。臺中縣市合併 升格為直轄市後,市府主要辦公大樓位於西屯區的市政大樓以及豐原區的陽明大樓,各其他獨立機關則分佈於本市29個 行政區,由西部海線地區,遠到山區的和平區,幅員相當廣大。未推行線上簽核前,各機關或單位內紙本公文交換或傳遞需由人員負責,往返市政大樓至陽明大樓、 或市政大樓至和平區間平均需花費50分鐘至2.5小時車程。但現在實行公文線上簽核後,電腦傳遞只需要幾秒鐘,其傳遞 時間成本的節省是千萬倍的效益。公文整合資訊系統線上簽核實施前後效率比較

上圖為公文電子傳遞方式與人工交換比較圖

101年累計已超過100萬件公文採線上簽核辦理,且10112月 平均指標已達67.69%,已達成101年度中央節能減紙30%政策目標。102年、103年分別為576萬 件與605萬件公文採線上簽核辦理,平均指標達74.29%,業已達到行政院最新頒布105年度實施公文線上簽核比率需達45%之政策目標,106年9月達79.79%,辦理成效相當良好。 

內政部資訊中心10273日 公布「102年自然人憑證應用系統評比獎勵活動」得獎名單,臺中市政府以「公文整合資訊系統暨線上簽核系統」參選(見下圖),展現每年約節省1,440萬 張紙、2,880萬元經費、約達83.7公噸的減碳效益等具體成效(少砍180棵樹,每棵樹生長40年 可吸存二氧化碳量約465公斤),榮獲「公務應用系統組」優良獎。 

 

公文整合資訊系統獲獎照片

第七屆自然人憑證應用系統優良獎頒獎典禮

因應資訊科技雲端化趨勢,本府現有公文線上簽核整合資訊系統在流程處理作業與檔案管理作業上已採用雲端架構集中建置,103年開發採用雲端架購跨瀏覽器之公文編輯與簽核模組,至105年底本府所屬機關學校全面更換推廣完畢,達到公文線上簽核整合資訊系統完 全雲端化,線上簽核處理作業易於使用與服務不中斷之目標。

  • 市府分類: 資訊管理
  • 發布日期: 2015-12-04
  • 點閱次數: 1287
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